4. เทคนิคการำเสนอ การนำเสนองานในแต่ละประเภทจะมีเทคนิคในการนำเสนองานแตกต่างกัน เนื่องจากการนำเสนองานแต่ละประเภทจะมีปัจจัยและปัญหาต่าง ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อการนำเสนองานงานแตกต่างกัน โดยผู้ที่มีบทบาทสำคัญที่จะต้อเป็นผู้กำหนดปัจจัยและแก้ปัญหาต่าง ๆ คือ ผู้นำเสนอ ซึ่งควรมีเทคนิคการนำเสนองาน ดังนี้
4.1 การปรับปรุงลักษณะภายนอก หากการนำเสนองานนั้นผู้นำเสนอจะต้องพบหรือนำเสนองานงานควบคู่ไปกับการใช้สื่อต่าง ๆ ผู้นำเสนอจะต้องแต่งกายสุภาพ เรียบร้อย และเหมาะสมกับสถานที่ แต่ถ้าหากการนำเสนองานนั้นกระทำผ่านสื่อหรือโพรโทคอลโดยผู้นำเสนอไม่ต้องพบกับผู้รับข้อมูลโดยตรง สื่อที่ใช้จะมีบทบาทสำคัญมากและต้องดึงดูดความสนใจของผู้รับข้อมูล
4.2 การทำความรู้จักกับผู้รับข้อมูล เป็นการวิเคราะห์ผู้รับข้อมูลเพื่อให้สามารถเลือกใช้สื่อและโพรโทคอลได้ถูกต้องเหมาะสม การทำความรู้จักกับผู้รับข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การซักถามและพูดคุยกับผู้รับข้อมูลก่อนนำเสนองาน การสังเกจลักษณะภายนอกของผู้รับข้อมูลทั้งด้านอายุ เพศ ทัศนคติ การสอบถามผู้เกี่ยวข้องกับผู้รับข้อมูลหรือผู้จัดการนำเสนอ
4.3 การรักษาเวลา เวลาในการนำเสนองานเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งการนำเสนองานด้วยตนเองและการนำเสนองานผ่านสื่อ โดยผู้นำเสนอควรไปในสถานที่ที่ต้องนำเสนองานก่อนเวลา 5 – 10 นาที ทั้งนี้เพื่อลดความตื่นเต้น ตรวจสอบงาน ทำความรู้จักกับผู้รับข้อมูล และเตรียมความพร้อมของตนเอง นอกจากนี้ผู้นำเสนอจะต้องรักษาเวลาในการนำเสนองานให้ตรงตามกำหนดการ ผู้นำเสนอควรนำเสนองานด้วยวิธีที่เหมาะสม ไม่นำเสนองานนานเกินไป เพราะจะทำให้ผู้รับข้อมูลเกิดความเบื่อหน่าย และไม่นำเสนองานด้วยเวลาที่น้อยเกินไป เพราะจะทำให้ผู้รับข้อมูลไม่เข้าใจงานที่นำเสนอ
4.4 การฝึกฝนก่อนนำเสนอจริง เพื่อเตรียมความพร้อมของผู้นำเสนอ ประมาณเวลาที่ใช้ในการนำเสนองาน และทำให้รู้ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในการนำเสนอจริง การฝึกฝนก่อนการนำเสนอจริง ผู้นำเสนอจะต้องฝึกฝนอย่างจริงจังและมีผู้รับข้อมูลเพื่อคอยแนะนำวิธีการนำเสนองานนั้น ๆ แต่ถ้าการนำเสนอนั้นกระทำผ่านสื่อต่าง ๆ ผู้นำเสนอจะต้องตรวจสอบก่อนนำไปใช้จริง
4.5 การใช้ภาษา ผู้นำเสนอจะต้องเลือกใช้ภาษาที่ถูกต้องและเหมาะสมกับผู้รับข้อมูลโดยเอกใช้คำง่าย ๆ สื่อความหมายได้ชัดเจน หากเป็นการนำเสนอด้วยการพูด ควรพูดด้วยเสียงดัง ฟังชัด มีการใช้น้ำเสียงสูงและต่ำสลับกันไปตามความสำคัญของเนื้อหาที่นำเสนอ ไม่ควรนำเสนอด้วยน้ำเสียงเรียบ ๆ เป็นโทนเดียวกัน เพราะจะทำให้ผู้รับข้อมูลเกิดความเบื่อหน่ายและไม่เข้าใจประเด็นสำคัญในการนำเสนองานนั้น หากเป็นการนำเสนอผ่านสื่อก็ควรมีการเน้นข้อความ มีการกำหนดหัวข้อหลัก หัวข้อรองที่เหมาะสมและสอดคล้องกับงานที่นำเสนอ
4.6 การสร้างความสนใจ ในการนำเสนองานที่ใช้เวลานาน ผู้นำเสนอจะต้องหาวิธีสร้างความสนใจสลับในเนื้อหา เพื่อไม่ให้ผู้รับข้อมูลเกิดความเบื่อหน่าย เช่น ยกตัวอย่างข้อมูลของงานนนำเสนอที่เกี่ยวข้องการผู้รับข้อมูล สอกแทรกอารมณืขัน เปรียบเทียบเนื้อหากับสถานการณ์ในปัจจุบัน นอกจากนี้ในขณะที่พูดนำเสนอจะต้องมอหน้าและสบตากับผู้รับข้อมูลอย่างเป็นมิตร ยิ้มแย้ม แสดงทัศนคติบวก มีการเคลื่อนที่หรือแสดงท่าทางประกอบการนำเสนอข้อมูลที่เหมาะสม หากเป็นการนำเสนองานผ่านสื่อจะต้องมีการใช้ภาพ เสียง หรือมัลติมีเดียต่าง ๆ เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้รับข้อมูล
4.7 การตอบคำถาม เมื่อผู้รับข้อมูลมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเนื้อหาที่นำเสนอและต้องการซักถาม ผู้นำเสนอจะต้องฟังคำถามให้จบ ไม่สอดแทรกหรือขัดจังหวะผู้ถาม กล่าวขอบุณผู้ถามที่ถามคำถามดังกล่าว และตอบคำถามหรือแสดงความคิดเห็นในทางบวกต่อคำถามนั้น หากพบคามที่ไม่สามารถตอบได้ ก็ควรแสดงความสนใจและรับที่จะค้นหาข้อมูลมาตอบคำถามนั้นในภายหลัง
4.8 การเลือกใช้สื่อที่เหมาะสม จัดเป็นเทคนิคสำคัญต่อการนำเสนอข้อมูลในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำเสนอข้อมูลผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีความสามารถในการใช้สื่อและทดลองใช้สื่อนั้นๆ ก่อนการนำเสนองานจริง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น